Ismertető

Csoportmunka kisvállalkozásoknak webes alapokon

Leírás

E-CsoportMunka szolgáltatásunk megoldást kínál azoknak a vállalkozásoknak, melyek szeretnének egy gyorsan beüzemelhető, könnyen kezelhető ügyviteli rendszert a képződő adataik, a napi-heti feladataik, belső levelezésük és más ügyviteli igényeiket is támogató megoldásokkal.

Az Egroupware rendszer egy ingyenesen elérhető CRM, melyet a legelterjedtebb Linux operációs rendszer alapcsomagjaként kínál. Mivel nyílt forráskódú rendszerről van szó, ezért bármilyen kiegészítéssel továbbfejleszthető, illetve folyamatosan fejlődik, mivel a világon sok fejlesztő vesz részt a projektben. Vállalkozásunk a magyarországi honosításával kezdte meg az eredetileg német projekt fejlesztői gárda segítését a rendszer elterjesztésében.

A rendszer egy többfelhasználós megoldás, melyben a létrehozott kategóriáknak és felhasználói jogosultságoknak megfelelően érhetők el a tárolt adatok.

A rendszerben képződő adatok nem csak webes felületen érhetők el, hanem lehetőség van egyéb csoportmunka szoftverekkel való együttműködésre, mint például Outlook, Kontakt, Evolution vagy Mozilla Thunderbird/Sunbird, a Sync-ML modul segítségével pedig újabban mobiltelefonnal és PDA-val is szinkronizálhatjuk azokat.

Szolgáltatásunkat három típusra bontva kínáljuk leendő ügyfeleink számára.

• Az első szolgáltatási típusba tartozó E-Csoportmunka Single szolgáltatásunkat azon ügyfeleinknek ajánljuk, akik biztonságban szeretnék tudni a levelezésüket, melyek a számítógépének újratelepítése után is elérhetők a szerverről. A program egyéb szolgáltatásaival könyebbé teheti tennivalói, találkozói, időbeosztásának szervezését.
• A második szolgáltatási típusba tartozó (E-CsoportMunka Mini, Basic, Pro) egy az interneten elérhető, saját szerverünkön működő webalapú rendszerrel valósítja meg a szükséges funkciókat egy vállakozás ügyvitelének működtetéséhez.
• A harmadik típus (E-CsoportMunka - Local) a megrendelő saját szerverén történő ügyviteli rendszer beüzemelését jelenti, mely a nagyobb adatforgalmú, sokfelhasználós rendszereknél jelent előnyt, valamint az egyedi igények megvalósításához szükséges (Samba szerver, távoli fájl elérés, nyomtató megosztás, stb..).

Szolgáltatásaink a szofverkörnyezet megteremtésén túl az ügyviteli rendszer testreszabására és a rendszer felügyeletére is kiterjednek (Alkalmazások részletezése).

A szolgáltatás típusok tartalmi elemeit, illetve díjszabását itt tekintheti meg.

Az alábbiakban néhány képernyőmentéssel és rövid leírásokkal mutatjuk be a rendszert működés közben:

Elérés

A WEB-böngésző cím (URL) részébe a következőt kell beírni (A program működik a gyakrabban használt böngésző programokkal, IE, FireFox, Netscape):.

Böngésző címsora

Belépés

A weboldal elérése csak autentikált módon történhet. A felhasználónév és jelszó megadása után a login gombra kattintva belépünk a E-Csoportmunka rendszerbe. Amennyiben Önnek még nincs felhasználó neve, akkor azt igényelje a rendszergazdától.

Bejelentkező ablak

Főképernyő

A képernyő három részre oszlik. A felső modul választó gombsorra, a jobb oldalt található funkciólistára, valamint az űrlap részre. Nyitóképernyőn szabadon állítható a megjeleníteni kívánt funkciók listája. Ezen az oldalon megjeleníthetjük például a levelezésünket, a napi teendőinket, a feladatlistánkat.

Kezdőlap (Felamail (levelezés), Kalendár, Napi teendők)

Címjegyzék

Ez a modul az ügyfelek, dolgozók elérhetőségeinek, adatainak vezetésére szolgál. Listában való keresés az abc betűire való kattintással, vagy a cégnév kezdetének keresésével is lehetséges

Kontaktok listája

Kontakt felvitele

E-mailek fogadása/küldése weblapról

A FelaMimail modul egy teljes értékű levelezőkliens. IMAP-os támogatása segítségével a webszerveren tárolt e-maileket képes megjeleníteni, illetve különböző kategóriákba szervezni. Új levél írásakor a címjegyzékbe rögzített címeket listából gyűjthetjük ki, de természetesen bármely más címre is küldhetünk vele leveleket. Csoportos levelezési beállítások mellett speciális megoldásokat is hozzá lehet rendelni a levelezőhöz. (Csak belső levelezés vagy kifelé csak egy e-mailnek látszódik a csoport, stb..)

Levelezőkliens

Feladatok, teendők, telefonhívások kezelése

Az egyik legfontosabb szolgáltatása a rendszernek, hogy közös felületen vezethetik az egyes csoportok tagjai a feladataikat, teendőiket. A csoportok tagjai a felállított szabályrendszernek megfelelően adhatnak, illetve kaphatnak egymástól elintézendőket. Azok kézbesítettségéről, készenlétük állapotáról, megvalósulásáról kapnak visszajelzéseket. A teendőket projektekbe lehet szervezni. Tervezett és valós megvalósításuk megadásával és a projektkezelő használatával költségszámításokat lehet végezni, melyek alapjául szolgálhatnak a számlázásoknak, üzleti megfontolásoknak.

Teendők listája

Teendő felvitele

Közös kalendár rendszer

A modul célja a napok beosztása valamint lehetőséget biztosít bizonyos események beütemezésére, amelyekről szükség esetén figyelmeztető üzenetet küld. Továbbá használható bizonyos teendők rögzítésére, valamint olyan feljegyzések készítésére, amelyeket a felhasználó rögzíthet. A naptár modul különböző nézeteivel áttekinthetők egy vagy több dolgozó napi eseményei. Csak azok a felhasználók szerkeszthetik a dolgozó eseményeit, akiknek joguk van hozzá. Az alábbi nézetek választhatók:

• Napi, adott dolgozó egy napja (órára lebontva)
• Heti, adott dolgozó egy hete (napra lebontva)
• Havi, adott dolgozó egy hónapja (napra lebontva)
• Éves, adott dolgozó egy éves beosztása (napra lebontva)
• Tervezett, egy vagy több dolgozó egy hónapja
• Napi mátrix, egy vagy több dolgozó egy hónapja

Aktuális teendőket a képernyő jobb oldali részén láthatjuk, mindig a legfrissebb, nem elintézett teendő látható. Ha teendőre klikkelünk, akkor megjelenik a teljes leírása a teendőnek.
Adott órára kattintva adható meg egy találkozó, amelyeknél a következő adatokat lehet megadni (feljegyzés, hívás, teendő rögzítése a Teendők modulba):

• Találkozó - Cím, leírás, kategória, helye, projekt, időpontja, kezdete, tervezett vége, prioritás, saját, résztvevők.
• Riasztás - Riasztás nap, óra perc -cel előtte, ismétlés gyakorisága, riasztás vége, riasztás napjai, időközönkénti riasztás.

Naptárban az alábbi események jelennek meg, amelyeknél figyelmeztető riasztás is beállítható:

• Telefonhívás
• Feljegyzés
• Teendő
• Találkozó

Naptár

Új naptárbejegyzés felvitele

Fájlmenedzser

A fájlmenedzser modullal a felhasználó hozzáférhet a központi könyvtárstruktúrához, fájlokhoz. A modul linux alapú autentikációt használ, így biztonságosan oszthatók meg egymással az adatok. A modul kisebb méretű fájlok kezelésére alkalmas (max 10MB) és nyilván az internethozzáférés sebessége határozza meg a fájl mozgatások gyorsaságát. A modulban megvalósított funkciók: mappa, fájl létrehozása, feltöltése, törlése, másolása, mozgatása, átnevezése, keresési leírás hozzáfűzése.

Fájlkezelő ablak

Projektek kezelése, a projekt feladatok ütemezése

Projekt fogalma: Olyan egyedi (nem szokványos), egyszeri (nem rendszeresen végzett), összetett munkák, melyek jól körülhatárolt, érthető konkrét céllal, rögzített határidőkkel, előre meghatározott erőforrás igénnyel rendelkeznek. A munkának van felelőse, vezetője (projektvezető)

Szűrésnél megadható, hogy csak az aktív projekteket lássuk (folyamatban lévő), vagy az összeset. Projekt felvitelének menete megegyezik, a feladat felvitelének menetével, amelyet lentebb mutatunk be. Egy adott projektre kattintva a hozzá tartozó részfolyamatok (feladatok) láthatóak, amelyre klikkelve látható a teljes feladat leírás. Ezen a képernyőn léphetünk át szerkesztő módba, ahol módosíthatjuk az adott feladatot, vagy éppenséggel törölhetjük is azt.

Projektek listája

Tudásbázis építése

A modul arra szolgál, hogy a problémákat és megoldásait dokumentáljuk, és a többi dolgozó számára elérhetővé tegyük. Így az összegyűlt információkban bármikor visszakereshetünk.

Használati példák:

• Olyan probléma, amelyre nem tudjuk a megoldást; a kérdés felvitelbe kell rögzíteni így biztosítva, hogy esetleg más megtudja válaszolni.
• Gyakran előforduló hiba vagy probléma megoldásának lépés sorozata

Tudástár

Közösségépítés belső fórum, chat, szavazás, viccek modulokkal

Üzenő

Ebben a modulban üzentet tudunk küldeni egy vagy több felhasználónak, így lehetőség nyílik akár olyan üzenet küldésére, amely mindenkire vonatkozik. Azokat az üzeneteket, amelyekre már nincs szükségünk, törölhetjük.

Fórum

A modul célja a felhasználók közötti információ áramoltatása (kérdések, problémák, és egyéb üzenetek). Ezeket az információkat külön kategóriába csoportosíthatjuk.

Szavazások

Szavazógép lehetőséget biztosít közvélemény kutatásra, oly módon, hogy egy adott kérdésre adott válaszokból a felhasználó véleményt nyilvánítson.